项目沟通计划
项目团队有时会在泡沫中运作。您每天都在谈论您的项目可交付成果。你知道发生了什么。但其他人都是吗？
这是项目通信的作用。您的Comms计划是一种记录如何与需要听到这些消息的人分享关于您项目的新闻的方法。最成功的项目有利益相关者参与的策略，并且经常从事通过通信规划了解项目的了解。
在本文中，我们将潜入项目的项目通信规划，并涵盖您应该知道的内容。
1.确定核心利益相关者
首先要做的是弄清楚谁收到了你想要沟通的信息。在项目的生命周期中，您将与许多涉众和感兴趣的各方共享消息。如果你能列出所有这些人的名单，你的沟通计划将会更加顺畅。
您的列表将包含对项目成功至关重要的核心干系人的个人名称，以及干系人小组的名称。例如:
- 顾客
- 监管机构
- 工会
- 本地群体。
找出每个组的代表，他们可以成为其他人的导管。此人可以帮助草拟和审查通信以确保您的信息有效，并将被理解。毫无疑问，他们也将有其他有用的角色在项目中扮演他们所代表的社区的投入和支持。
你不可能在每个利益相关者小组上花相同的时间，所以要优先考虑你的清单。这将帮助您将精力和努力集中在最具影响力和最重要的利益相关者——这些人将帮助您的项目成功交付，并将从最终结果中获益最大。
2.明确的消息
当你有了利益相关者的清单后，下一步就是弄清楚你要和他们分享什么。
在整个项目中会有一组核心信息。例如:
- 请求信息
- 关于即将到来的训练的消息
- 提高认识的一般性简报
- 具体的简报，传达项目产生的变更或可交付成果。
不同的利益相关者群体需要不同类型的沟通。有些游戏需要大量细节;其他人只是想听听头条新闻。
当你有东西要传达时，要考虑如何才能最好地传达给受众，以及什么是最有效的传达信息的方式。
3.花时间交流
项目通讯需要时间才能一起拉。您可能还需要在您进行准备循环的沟通之前经过几个批准步骤。根据邮件，您可能需要来自您的法律团队或公共关系部门的意见。您可能需要在使用的任何供应商报价或案例研究中签字。源代码图像需要时间，特别是如果您需要拍摄照片与您的消息一起使用。
所有这些都是为了告诉你:你不能急于沟通。
计划沟通时间。我们已经看到的一种方法很好，是创建一个标准的时间表，了解任何通信的创建和批准。算完你通常需要草拟某些东西的时间，通过哪些批准步骤，然后考虑分发的提前期。
例如，在我们知道的一个业务中，所需行动的通信仅在星期一发出。然后，业务领导者从所有总公司职能和项目团队完成综合消息清单。这种简化了整个组织的同事的通信，但意思是项目团队必须努力致力于在周一通函中提交其发行简报的时间表。
4.制定一个计划
项目沟通应该是加入的努力。您不希望向利益相关者发送电子邮件向利益相关者发送信息，仅供参考其他工作流程的电话，当天晚些时候从另一个工作流程引导，谈论不同的东西。如果您规划通信，您将不会压倒利益相关者。
你只需要一个简单的日历。写下你可以利用的现有交流事件的日期。例如，许多组织有季度员工简报或公司通讯。您的项目通信人员是否可以使用现有的交流方法之一来达到广泛的受众(如果合适的话)?如果是的话，找出提交给这些机制的截止日期，并及时创建你的交流。
为您可以使用的项目通信设置常规节奏。您可以为核心利益相关者创建每周电子邮件简报，或者为受项目影响的更广泛的业务团队的月度通讯。
要记住的关键是，你不能将“正在进行通信”到已经忙碌的一天中。您需要在项目时间表中努力创建，最终确定和分发Comms。如果您将工作计划到您待办事项列表中，最终结果将会更好，以便您有时间专注于它。
5.收集反馈并采取行动
最后，请记住，沟通不是单向行动。每次发出一条消息时，无论是亲自，作为面对面简报的一部分，还是通过电子通信 - 有人在另一端收到它。
他们可能会也可能不明白你在说什么！
好的项目沟通计划包括反馈循环，这样你就可以听到你的信息所产生的反应。在演示结束时问别人一些问题。让他们采取一些小行动来确认理解，或者简单地告诉你他们已经读过并且理解了。
你也可以使用轶事证据来判断人们是否接受并执行你的项目通讯。询问团队领导他们正在听到什么的小道消息。做一个涉众调查。
当你得到反馈时，采取行动。让受你项目影响的人在正确的时间听到正确的事情，并以一种告诉他们他们的意见很重要的方式，这是非常重要的。
项目沟通计划——就像项目中的许多事情一样——会随着时间的推移而发展。你需要采取一种敏捷的方法来改变你所做的事情，以获得最好的结果。花点时间来计划你的沟通步骤，你会发现让涉众更容易参与项目。