文档管理是一种引用文档存储、检索和更新方式的方法。这只是一种简单的组织文件的方法，这样当你再次需要它们时，你就可以获得它们。
通常，现在的文档管理指的是如何存储电子文件。因为有很多文档涉及到管理项目和运行PMO，所以有一个方法来处理它们是很重要的。报告是一个PMO的关键功能．如果没有策略，您将发现您的团队淹没在文件中并浪费大量时间。
文档管理的好处是什么?
文档管理的主要好处是拥有一个系统可以节省您的时间。记得上次你试图找到一个文件却不记得它被存储在哪里。这是非常令人沮丧的必须搜索多个文件夹，希望你记住文件名。如果文档是由其他人保存的，您可能根本无法找到它，特别是如果文件名对您来说没有任何意义。搜索文档所浪费的业务时间非常多。您可以通过添加一些关于项目团队如何创建和文件信息的结构来大幅提高工作效率。
文档管理的另一个好处是，如果项目被审计，那么一切都在手边。无论是内部审计还是更正式的审计，您都能够轻松地找到支持审计所需的内容。再说一次，这是有时间效益的。如果项目团队拼命地寻找审核员要求的文件，您就会在交付方面浪费时间。当文书工作可以很容易地找到时，审计对项目时间表的破坏性更小。
第三，当您建立一个新项目时，使用一个通用的文档管理方法可以节省时间。当您有一个预先存在的文档可供选择时，就可以缩短编写新文档所需的时间。复制并粘贴相关的部分，或选择一个旧文档作为模板。
你有什么文件?
在创建PMO文档管理系统之前，请考虑您拥有的文档类型。许多文件是在项目过程中创建的:从业务案例到详细的需求描述和每周状态报告。然而，作为一个PMO团队，您不需要看到所有这些。
考虑您需要的能够帮助项目在整个生命周期中移动的关键文档。您可能希望授权项目经理如何存储这些公共文档，并让项目经理决定如何以及在何处存储其他信息。对于一个单独的项目，关键文件可以包括:
- 项目“想法”以任何形式到达PMO
- 业务用例
- 项目启动文件或章程——现在我们处于项目团队产生的文件领域
- 每月项目进度报告指示板
- 项目委员会或指导委员会会议记录
- 项目结束报告和经验教训文档
您可能有其他希望以可检索的方式存储的关键文档—该列表可能与PMO的工作方式有关。目标是创建一个标准的强制性文档列表，PMO需要为每个项目提供副本。对程序也做同样的事情，并为它们创建一个标准列表。
在项目和程序文档之上，您将获得与PMO运行相关的信息。这可以是月度投资组合报告、季度趋势分析或其他类型的摘要文档。所有这些都需要以一种在必要时便于检索的方式存储。想象一下，如果一位高管向你要上一个季度的报告，而他们站在你的办公桌前，你却找不到，那会是什么样子。他们甚至可能会怀疑你是否准备了这份报告。
文件在哪里?
通常，人们认为他们需要引入新的文档存储设施，或者创建一个新的网络驱动器来归档文档的“官方”PMO副本。这只会增加你在业务中堆积如山的电子文件。它还增加了PMO副本不是任何给定文件的最新版本的风险。
您可以为PMO创建一个集中的文档存储库，但是要注意这样做的局限性。
另一种方法是记录每种文档的本地存储位置，并从那里检索它。换句话说，项目经理在哪里归档?如果您可以链接到该文件，或者直接从项目经理的文件存储系统访问它，那么就可以保存文档的另一个副本。
更好的是，让项目团队养成将文件上传到项目管理软件必威手机登陆界面你使用。充分利用你所拥有的技术内置的仪表盘例如，不需要在演示文稿中手动导出数据和创建仪表板报告。
为团队创建指导方针
许多项目管理办公室为项目团队应该在哪里保存文档设置了指导方针。例如，您可能要求尽可能将文件上传到项目管理软件中。必威手机登陆界面您可以指定一个共享网络驱动器和应该在其中创建的文件夹。给项目经理一定的空间以他们认为合适的方式组织事情是很重要的，但是你可以引入的标准化越多，每个人在需要的时候就越容易找到他们需要的文件。
你的指导方针可以包括:
- 关于文件应该如何命名的语句，包括您希望团队使用的任何通用约定。
- 关于文件存储位置的语句。例如，最好不要在个人笔记本电脑硬盘上存储项目信息，以防笔记本电脑丢失或损坏。指导团队将所有文件存储在具有适当备份的共享存储上。这可以是不同类型信息的不同位置。
- 关于目录结构和您希望团队拥有的任何强制文件夹的语句，以及应该包含在其中的内容。
与团队中的项目经理分享你的指导方针草案，看看他们有什么建议。总之，您应该能够找到一种健壮的方法来管理与项目相关的信息，充分利用项目管理软件工具和内建文档存储功能。必威手机登陆界面