项目管理办公室存在于组织中各种级别。您可能有一个设置为特定大型项目或特定团队提供PMO支持。该项目办可以附加到公司部门，或支持一个国家在多国业务中的工作。或者您可能拥有一个企业PMO，创建以支持该项目并更改您组织中随处正在发生的工作。
项目管理办公室和其中的人员在任何给定时间都支持企业的独特需求。他们执行一系列任务，从治理到培训，从沟通到战略咨询。
但是，他们很少做的只是为项目经理提供秘书和行政支助。事实上，我们从未见过这种情况。这种行政支持对项目经理很有帮助，但可以通过项目协调员或部门助理的角色提供。项目管理办公室的经理不是来做会议记录或打印报告的。
然而，有很多项目经理和执行人员可能会觉得PMO团队是一群被美化的秘书。
那么你如何处理这个问题？
如果您还没有被要求将一些涂鸦变成关于非pmo主题的漂亮的幻灯片，那么最好考虑一下您将如何应对被要求执行管理任务。
当然这些工作是需要完成的。当然，项目管理办公室的工作本身也产生了相当多的管理工作:有些会议需要记录和报告才能产生。但是这些支持了项目管理办公室的工作，并且对团队的成功运作至关重要。对于一个不愿意自己预订会议室的项目经理来说，他们不是秘书支持。
这里有一些方法可以确保您的PMO团队专注于他们应该做的事情，而不被其他人的管理任务分心。
为PMO设定期望
与您合作的项目经理交谈。与您支持的高管交谈。继续强调您作为PMO团队的工作类型。其中包括巨大的增值活动......但不是其他人的管理工作。
这里的消息是为您的工作设置期望。通常，人们要求管理员支持，因为他们认为PMO是一个支持函数，并且管理员是他们需要支持的。
定义项目支持对您的样子，并提供有关您所承担的任务的示例。例如，您可能会积极促进项目经理的研讨会并编写一下时间，但您不会坐在项目转向小组会议上只是为了记笔记。您可能同意您正在运行的内部项目管理培训课程的预订室是您职责的一部分，但为其他人的项目会议预订房间并非如此。
非常清楚你准备采取的内容，因为它与您的PMO职责相关，以及在您的职权范围内落下的内容。一旦你自己的思想中有这个清晰，就更容易与别人与界限交谈，并确定了现实的期望。
呼唤那些正在努力运气的人
直接告诉别人管理他们不是你的工作是可以的。你的团队不是为忙碌的项目经理充当PA的角色。
你可以礼貌地做到这一点。进入项目的管理工作非常重要。对文件决策并保持准确记录至关重要，因此工作不是没有价值。只是你有自己有价值的工作要做，也不是最好的项目管理员的人。
你可以判断你和这些人的关系，但如果你能幽默地让他们知道他们在自由发挥，那么这是一个好方法。请记住，这些个人可能不知道PMO的正式角色是什么。如果他们没有参与期望设定对话，他们可能会误解你的团队可以为他们完成这些任务。纠正他们，并尽量避免冲突。
授权团队说不
很难说不，特别是如果你看到这个项目受到压力并且项目经理有很多。但是，每个人都很忙。如果您在您的PMO角色不够忙碌，那么您应该看看您可以接受哪些任务以支持业务。日程一个健康检查为例。
告诉你的团队，可以拒绝管理请求。如果可能的话，告诉他们应该把人们引导到哪里——行政助理团队、行政资源或其他地方。或者你可以告诉他们，他们要对自己的管理负责!
在这一决定中支持您的团队。如果有人来找你，作为PMO的领导者，并要求您强迫您的团队接受管理员工作，您应该支持团队的选择。赋予你的团队说不，它没有意义，然后破坏，如果经理要求您的支持。打电话，坚持下去。
获取管理员支持
没有什么可以阻止你招聘专门为项目团队提供行政支持的人，如果这是必要的。项目和规划经理可以是高薪的专业人员。把他们的时间花在重新格式化月度报告上真的是最好的吗?也许你的团队有理由从项目经理那里得到一些管理——只要这能让他们把更多的时间花在像风险管理或涉众参与这样的增值工作上。
权衡一下你自己团队里的观点，看看你是否可以为部门提供行政支持。对于项目经理和PMO团队来说，这可能是一个非常受欢迎的举动!
所有业务领域都涉及管理员工作的元素，本文的目的不是阻止或贬值这些任务。您只是需要了解您的优先事项以及您团队的目的。您存在为企业提供PMO支持。如果您在项目支持管理任务上占用所有时间，您无法提供您的PMO职责，这可能对业务产生灾难性影响。经理不会获得所需的信息，以获得最佳决策，项目的战略对齐将受到影响。
许多项目管理办公室都面临这样的问题:“我们能提供多少管理支持?”的问题，所以现在花点时间想想当这些问题出现时你该如何处理是值得的。