项目管理办公室经常积极参与项目状态报告。他们整合来自项目经理的报告，追逐项目经理的更新，这可能会让人觉得管理报告是一个巨大的时间消耗。
但是你真的从你的项目报告中得到了什么有价值的东西吗?经理们还会问一些你认为他们应该知道答案的问题吗?项目经理的报告总是迟到吗?如果您花费了太多的时间为您的涉众制作定制的报告，那么您可能在报告方面有问题。
在本文中，我们将介绍项目状态报告无效的症状。然后我们将分享三个简单的步骤来回到轨道。
状况差的症状报告
首先，重要的是认识到您有一个糟糕的项目状态报告的问题。如果你这么做了，你就会看到这样的迹象。
- PMO团队将发现很难在每个项目的情况下获得明确的陈述。
- 了解项目状态的最简单方法是在饮水机旁、吸烟区或员工厨房里进行交谈。
- 没有关于状态报告应该是什么样子的指导方针，所以任何存在的状态报告都是在不同的格式和不同的模板上——其中一些每月都因项目管理人员的突发奇想而改变。
- 没有关于状态意味着什么的指导方针，所以每个经理报告的进度有不同的解释。
- 由于各部门更新其管理层级，更新其参与项目的情况，因此对同一项目有重复的报告，但没有全面的项目报告涵盖跨职能团队的整体工作。
- 报告中可能有很多数据，但信息很少。
听起来是不是很熟悉?不要绝望:您可以让您的项目团队有效地进行报告。这里有一个三步的方法来做到这一点。
第1步：修复项目报告
首先，您已承认项目报告有一个问题。现在，是时候看看你能做到什么来纠正这一点了。
最简单的方法是提供项目状态报告模板。设定需要定期完成模板的期望，并确定“定期”的含义。可以是一个月一次，每周一次或在不同的时间表。对于不同类别的项目，它可能意味着不同的东西。例如，敏捷项目可能需要一种不同的方法来向缓慢移动的基础设施项目报告，因为每个参与项目的人都认为每月的项目报告已经足够了。如果不同类型的项目需要不同的报告需求，将这些记录下来，以便每个人都对他们需要做什么有相同的理解。
一旦使用项目报告模板一段时间，您就可以继续为受众定制它们，以确保他们专注于不同利益相关者群体的信息。
步骤2:嵌入项目报告
项目经理需要花时间达到完成您预期的标准的新模板的习惯，但提供支持和积极的加强（并寄回没有使成绩或错过截止日期的报告）。
在这一步骤中，您正在进行项目报告的节奏，表明报告心跳还活着。你的目标是持久性。
您也可以查看使用软件来生成报告。必威手机登陆界面您的初始项目报告模板可能是在单词或同等产品中相对较快地放在一起的东西。但你会得到很多更丰富的数据，从项目团队中的参与较低。如果您可以直接从企业项目管理工具绘制数据，则降低错误的可能性。
Primavera P6、Microsoft Project和其他工具都使您能够使用内置的报告功能或连接到其他系统来提供该功能。
这也是标准化它意味着报告红色，琥珀色/黄色或绿色的东西的好时机。在指标周围设置一些参数，以便人们开始对他们的意思进行统一。这应该更容易比较各部门的项目的性能，因为每个人都使用相同的比例。
如果您认为项目经理尚未报告正确的颜色状态，则挑战它们。Project Reports经常绘制叙述中陷入困境的项目的图片，然后总结为绿色。这是不准确的。因此，如果您遇到这样的报告，请致电项目管理。您应该通过他们的逻辑来讨论他们的逻辑，以便以他们所做的方式报告状态。
第3步：成熟项目报告
一旦您的项目经理和团队养成了报告习惯，您应该能够建立在这方面。当对项目报告的稳固期望并清楚地了解他们的意思时，您可以开始将它们用作管理信息。
您应该能够根据项目类别、部门或其他方式合并(“汇总”)项目报告，以帮助主管人员看到他们职责范围的总体情况。
继续在所需的内容和帮助他们提高报告中的项目经理。
这里的关键点是，报告应该帮助读者理解他们下一步需要做什么，或者需要做出什么决定。诸如本月有多少变更请求被记录在项目上这样的列表并没有增加任何价值。如果不知道变更是被批准的还是被拒绝的，以及为什么，或者它们对项目有什么影响，那么简单的数量的变更请求没有任何意义。远离这种类型的报告，并不断地问为什么需要这些信息，人们会用这些信息做什么。
评估项目报告的价值应该是您的定期的PMO健康检查。这将确保遵守标准，并且您的团队仍然知道对其的预期。
随着时间的推移，像这样的项目报告将变成简单的“完成事情的方式”。您仍然可以检查您的流程，并在可能的情况下构建最佳实践。