提供PMO治理服务。有很多方法可以建立一个项目管理办公室来支持您的业务目标,并交付组织为了有效地管理其投资组合所需要的东西。
您可以提供的一个关键功能是PMO治理服务。虽然不是所有的项目管理办公室都以治理为主要内容,但这是贯穿许多项目管理办公室的一个共同主题。PMO为所有与治理相关的活动提供了一个中心位置,以保持对投资组合的检查。但它到底是什么样子的呢?项目管理办公室可以为您的组织提供哪些治理功能?
在本文中,我们将介绍可以构建到PMO功能中的治理服务,以最佳地支持项目管理团队。
验证业务案例
项目从业务案例开始。PMO可以提供检查角色,检查业务用例模板,并确保用正确的信息完成它们。PMO团队还可以很好地审查业务用例中的依赖关系和资源配置文件,就像一种感觉检查。
优先考虑新项目
在业务用例阶段之后,需要对批准的项目进行优先排序。PMO可以运行此流程,使用标准的业务优先级网格、组织政策、来自高级经理的指导——只要流程是公平的、可重复的和透明的,您如何对即将到来的项目工作进行优先级划分并不重要。
PMO可能只在这个过程中扮演一个角色,而不是管理整个过程。例如,项目管理办公室主任可以主持一个由经理组成的跨部门小组,他们一起辩论项目的优先次序,并为下一个季度或年度制定议程。
监控、控制和报告
项目级别的监控、控制和报告是项目团队的职责之一。但是把它卷起来,在整个投资组合或程序级别上应用控制绝对是有用的。
PMO团队可以合并和汇总项目计划(特别是如果您有软件支持这一点的话),使用他们的专业知识来观察正在进行的项目以及未来可能遇到的问题。必威手机登陆界面
报告功能是许多pmo所承担的,无论他们的总体战略目标是什么,这只是因为所有的项目将他们的报告提供给一个中心枢纽是有意义的,这个中心枢纽将合并并报告下一级的执行管理。
这些报告可以承担治理功能,只要它们包含允许作出决策的正确类型的信息。它们还应该标记出任何关键风险或问题以及升级点。
审计
如果你的PMO保持着一定程度的独立于项目管理团体,它就可以对项目和计划进行审计。
即使项目管理团队深深嵌入到PMO中,它仍然可以运行审计,但是通过一点距离和公正性更容易这样做。
在更非正式的基础上,PMO团队还可以提供运行状况检查。这些是对当前项目的快速(有时更长)深入研究,以确定哪里存在低效、标准流程的中断以及为什么要做出一些决策。这是一双公正的眼睛,从帮助项目团队改进和调整项目运行方式的角度来审视项目是如何被管理的。运行状况检查不应该是打败项目管理团队的大棒,但它们确实在确保一切正常运行方面起到了有益的治理功能。
资源分配
这更多的是管理软件工具来支持资源分配,也许还有资源的“池”——项必威手机登陆界面目中涉及的人员的列表,以及他们的可用性和技能。PMO团队不会将项目任务分配给个人,因为这将在项目中完成。
人员配置需求越复杂,就越需要有人负责管理资源管理工具。
这可能看起来不像是一个治理功能,但是无效的资源管理给项目增加了成本和时间,同时也增加了业务的管理开销。如果我们将治理视为保持事情正常运行并有效管理的一种方式,那么在正确的团队中确保正确资源的平稳过程肯定可以归入这一范畴。
结项评审
只有反思自己的成功和弱点,并根据所学做一些不同的事情,你才能成长为一个成熟的人。项目管理办公室可以在确保进行项目后审查方面发挥作用。他们甚至可以帮助他们;在房间里有一个公正的声音是很有帮助的,特别是当人们普遍认为项目进展得不够好时。
PMO还可以充当所有项目后评审文档的监护人,创建经验教训和最佳实践的日志。对于开始新工作的项目经理来说,这是一个有用的存储库。如果档案是可搜索的,他们可以找到信息,将阻止他们犯类似的错误,应该提高他们的项目的成功。
指导项目管理成熟度
最后,您的PMO可以帮助指导组织内的项目管理成熟度。这是另一个似乎与治理没有直接联系的领域,但是管理成熟度会导致对项目更好的控制。组织内部的项目管理文化越成熟,项目的管理就越好。
提高项目管理成熟度是一个长期的目标,通过一系列小的、增量的改进来实现。但是需要有人管理计划来帮助组织实现这一目标。PMO处于这样做的完美位置,并根据该计划跟踪进展。
上面我们强调了您的团队可以负责的一些PMO治理功能。对于完全嵌入式的PMO,还有很多选择。最重要的是,您的PMO为您的团队提供所需的服务和支持,以便完成他们的最佳工作。没有一种万能的方法来领导一个项目管理成熟度改进练习,或者在整个业务中交付治理。裁剪您的方法、工具和技术,在需要时利用专家的建议,创建一个为您工作的PMO治理结构。