无论你是在计划风险研讨会、战略回顾还是项目规划会议，良好的促进技巧都是必须的。对于今天的管理者来说，能够帮助一群人达成共识，引出工作所需的一切，是一项至关重要的技能。从组织团队会议，查看员工调查的反馈，到启动一个数百万美元的项目，成功往往取决于能否有效地促进。
这里有三个简单的步骤来促进任何工作会议。
第一步:开会前
计划,计划,计划!
促进不仅仅是有一个议程，并在指定的时间出现。
促进会议需要一个明确的目标。你为什么要接受治疗?这是一个风险研讨会？这是一个反馈会议，还是你将创建一个WBS?设置目标。其他的一切都需要与目标联系起来。如果一个活动或讨论点与目标没有联系，就不要做。
促进包括计划会议中将要进行的活动。你有很多技巧可以选择。讲习班和促进会议的共同结构是使用下列议程:
- 向房间里的每个人介绍，除非每个人都已经认识了
- 为会议设定场景和目标，重申你们为什么都在那里。这可能是一个简短的陈述，如果它是关于项目的上下文，那么项目发起人在这一点上发言是很有用的。
- 来自在场人士的意见。这可以采取多种形式，从小型小组头脑风暴到大型小组讨论，使用小组决策技术或任何其他收集信息的方式来帮助实现目标。
- 巩固的输入。让一个人担任每个小组的发言人，或总结做出的关键决定。找到一种有建设性的方式把意见集中在一起，集中在小组决定采取的建议上。
- 明确下一步。说明会议结束后将会发生什么。有短期的和长期的行动，所以要清楚你对别人的期望和你自己要承担的。确保行动有所有者和预期完成的日期。
- 会议结束。
想想你想要为每一个部分分配多长时间，这样你就能保证这一天的时间。
在开会前，你还需要确保你有领导会议所需的物资。如果没有与会者可以书写的东西，你不可能轻松地进行头脑风暴会议，而便利贴是全国上下最受欢迎的文具。带上足够的笔和活动挂图纸，或者确保你的电子工具能够胜任无纸化工作。
最后，在开会前一定要发出议程。这是让人们知道会议内容的最简单方法。特别是，明确你需要他们提前考虑什么，或者你是否想让他们从同事那里得到反馈。每个人准备得越充分，就越容易达到会议的目标。
第二步:会议期间
在开会的那天，早点到会议室，准备好你的设备。把你的笔记本电脑插上电源(你有没有专门为此带延长线?)或者把活动挂图贴在墙上。为你的与会者做好准备，这样你可以迅速开始会议。
根据您的议程运行会议。记下任何讨论过的动作——最好在某个地方单独列出一个清单。
注意看时间。如果讨论是好的，可以灵活地进行，但要确保你有时间来管理议程上的所有要点。守时对新人来说是一个巨大的挑战，而指定一个人来做当天的“计时员”会有所帮助。你也可以设置一些视觉上的计时线索，比如一个巨大的时钟或一个鸡蛋计时器，并限制人们在特定的时间点上展示他们小组的讨论点。
“停车场”是另一个有用的计时工具。这是一个单独的列表，用来记录下另一天的想法和想法。如果有人提出了一个好建议，但它与会议目标无关，把它放在停车场，在另一个会议上讨论。这些项目可以列在议程上，你甚至可以抽出一个行动点，安排一个时间来更详细地讨论它们。
第三步:事后跟进
开完会后，你还有工作要做。
如果你在做笔记的时候没有把笔记打出来(如果你还在努力推动讨论，这就很难做到)，那么你就需要把笔记打出来，以便分发。给贴在墙上的任何东西拍照，这样你就有一个视觉上的提醒，提醒你讨论了什么。你可以把这些照片和会议记录一起发送出去。
你还会有一个动作列表。检查任何行动的所有者，以确保他们明白自己的责任。在任务管理工具中记下操作，例如企业项目管理软件必威手机登陆界面．预定必要的后续会议。
会议只是开始。所以很多“真正的”工作都是在会议为你们讨论的内容提供了方向之后进行的。
要想成功地促成会议的进行，还有很多内容，但以上三个步骤为您提供了一个简单的框架来规划您自己的会议。当你不适合推动会议，或者你期待一些挑战，或者你只是想自己能够完全参与讨论，而不必担心推动会议时，那么可以考虑找一个专家顾问来帮助会议。