一旦你的预算被批准，你的项目发起人应该让你以你认为合适的方式管理项目资金，只要你在你同意的容忍范围内。一般来说，发起人和其他高级干系人不介意在他们的项目上花费。然而，他们确实很在意计划生意见支出。
无计划的支出是您未预见的项目所产生的费用。这可能是任何忘记关键资源的预算或钢铁成本上升的任何东西，以推动商定的宽容之外的支出。
计划外支出并不好，因为:
- 这意味着你一开始就没有充分考虑过项目预算。
- 项目发起人需要从其他地方找到额外的资金，一旦一年或所有活动项目的预算达成一致，这意味着从其他地方获得资金。或者取消或放慢你的项目(或另一个项目)。
赞助商不想与项目经理合作，因为项目经理最终不得不回去要求更多的资金。虽然有时这是不可避免的，但你可以做一些事情来最小化意外支出的影响。这里有一些建议。
让团队参与预算
不要孤立地计划预算。与实际工作的人交谈并让他们帮助他们准备最终成本。他们将知道所涉及的组件的细节，比您更准确的价格。他们还可以帮助资源供应商并参与采购活动。他们所涉及的越多，他们就越有可能获取他们的项目所有权，并努力为商定的价格提供交付。
是透明的
一旦你有了一个全面的预测，与团队分享。显然，您希望确保薪资不包括在内，但许多其他元素可以透明地共享。这可能是一些团队成员第一次看到项目或项目的整体财务状况，所以你可能需要解释一下。
您的企业项目管理系统可能还能够帮助实时透明地跟踪项目的财务方面，特别是如果您的成本主要与人员工时有关。
使用其他项目的经验
和其他项目经理谈谈他们是如何准备预算的，以及下次会包括哪些内容。在我们的经验中，似乎经常被忽略的事情是:
- 会议室租用
- 培训设备，如个人电脑，交换机和合适的场地
- 那些参与项目的人的回填成本，因为他们的日常角色需要由其他人来填补
- 由钢铁或计算机设备等行业短缺引起的价格上涨(当然，这可能是双向的，因为价格也可能下跌)
- 风险缓解活动
- 项目庆祝结束的预算。
旅行的估计通常也太低，所以仔细地思考这些。如果您的旅行在学校假期期间落下，并不总是可以预测旅行费用的可能性。
未雨绸缪
总会有一些东西你忘记了。即使是管理最好的项目也会在过程中遇到意外。这就是问题预算派上用场的地方。准备一笔专门用来处理问题的钱。实际上，这是你的应急预算，但许多赞助商将应急基金视为一个可以用于任何事情的万能桶——如果他们允许你有一个的话。
根据项目的风险和您认为可能出现的情况，计算您的问题预算总额。如果项目相对简单，并且类似的东西已经在公司中运行了很多次，那么您就能够相应地预测相关问题和预算。如果这是一个新颖的项目，它将是值得为您的问题预算采取一个现实的估计。在缺乏任何具体信息的情况下，将整个项目预算的5-15%用作问题解决基金。
当然，如果您不需要您的问题预算来处理计划计划的支出，那么在项目结束时可以退回。不要因为它而度过它！
遵循这条建议并不能阻止意外的发生，但它可能会让你在面对意外事件对你的预算造成的影响时，有更好的准备。