5个成功状态会议提示

与项目团队或关键涉众会面讨论状态是管理项目的关键部分。但是每个人都不喜欢为了开会而参加会议。这里有5个建议，可以让你的状态会议尽可能的好，完全的无痛。

1.准备好

这是不言而喻的，但是在你参加会议之前要知道你的项目的状态!不要畏缩不前，因为没有什么比在场的利益相关者或其他团队成员更了解最新项目问题或进展的了。提前和你的团队成员沟通，确保他们知道提前通知你。应该不会有什么意外。

从您的企业项目管理工具中携带报告的副本。如果你在主持会议，一定要备好报告或幻灯片等文件的备用副本，因为你可以保证有人会忘记带副本。如果你是一名与会者，带一份会议文件，或者你的笔记本电脑，这样你就可以在屏幕上查看它们。

2.有一个议程

有一个议程并坚持下去。这并不难，但在我们的经验中，许多项目经理仍然不这样做。您可以创建一个常规的议程来节省时间。这是您希望您的状态会议每次覆盖的所有关键问题的列表，例如来自各个团队领导者或财务报告的更新。最终项目应始终是任何其他业务。提前循环议程，以便人们知道准备什么。

如果你只邀请人们参加会议的一个部分，要确保他们知道会议的预期时间，然后坚持这个时间。尊重他们的时间，不要让他们在外面等着你结束边聊。

3.管理会议

确保每个人都知道房间的位置，并将会议室的温度设置为适合每个人的东西（比做的更容易）。如果您打算喝咖啡，请记住订购它。如果您托管电话会议，请传送通话号码并通过代码。开始按时开始。按时完成。

设置关于在状态会议中使用小工具的基础规则。如果您允许人们携带自己的笔记本电脑来审查会议文件或报告，请确保他们不允许在会议期间检查电子邮件。

确保您自己的技术有效，特别是如果您第一次使用投影仪。提前到会面，以便您可以正确设置笔记本电脑和投影机。如果您正在呈现，请关闭所有其他不必要的应用程序。没有什么比试图通过项目仪表板讨论一群重要利益相关者而不是在角落里突然出现的电子邮件警报，让每个人都知道你的午餐计划是你最好的朋友。

4.让合适的人在房间里

邀请尽可能少的人参加状态会议，并确保其中一人扮演抄写员的角色。有时人们不能参加，所以让他们知道他们是否可以将出席委派给其他人。代表在某些会议上可以接受，在另一些会议上则不能接受。

您还可以在会议前简要介绍与会者。如果您计划在会议中做出决定，这是特别相关的。事实上，除非你真的必须，否则不要在会议中做出决定。更好的方法是在会议前决定，并让会议与会者批准该决定。在会议之前与个体利益相关者发表讲话可以是确保此过程尽可能简单的绝佳方式。

5.取消这个会议

为什么有状态会议？你能以不同的方式报告状态吗？通过例外与您的项目利益相关者交谈，而不是：它们可能很感激不必参加会议，他们被告知一切正在进步计划。

考虑沟通项目状态的创造性方式。您可以为高级利益相关者提供企业项目管理工具项目仪表板的访问权限。他们不想看到所有细节，但你能为他们设置一个观点吗？如果您需要简要介绍一个更大的群体，可以通过人们拨号听听的预先录制的电话留言吗？还是播客？甚至在每周五下午的电子邮件中甚至有几个项目会议为关键利益相关者提供了一个快速的每周报告，并确保他们一切都在轨道上。

无论您如何管理您的项目状态会议，请确保您知道涉众和项目团队所期望的信息，并找到最好、最有效的方法来提供这些信息。